Koronapandemien har tvunget de fleste virksomheter – uansett bransje – til å omfavne nye digitale løsninger. Mens søkelyset i stor grad har vært rettet mot ansatte og ledernes overgang til å jobbe fra hjemmekontor, er det også en annen gruppe som har blitt tvunget til å omstille seg, nemlig styremedlemmer.
Men hvordan har den digitale omstillingen under pandemien påvirket styrenes arbeidsprosesser, og i hvilken grad vil disse endringene vedvare når vi beveger oss mot det som blir den nye normalen?
I en artikkel i Harvard Business Review den 9. juli 2021, med tittelen «Boards Are Undergoing Their Own Digital Transformation», blir det vist til resultater fra en omfattende global undersøkelse, som forsøker å gi svar på disse spørsmålene. Resultatene fra undersøkelsen viser blant annet:
Selv om undersøkelsen er gjort på globale selskaper, vil jeg tro at resultatet ikke hadde vært vesentlig annerledes om tilsvarende undersøkelse hadde blitt utført i Norge. For eksempel kunne man i mai lese på E24 at ni av ti norske styremedlemmer risikerer brudd med personvernlovgivning som følge av manglende bruk av digitale verktøy ved håndtering av styrearbeidet.
Det er nok slik at mange styrer har blitt flinkere til å påse at administrasjonen gjør de rette grepene for å tilpasse virksomheten til den nye digitale hverdagen, men at styrene er mindre flinke til å stille de samme krav til seg selv. Dette til tross for den enorme teknologiske utviklingen som har vært i løpet av denne tidsperioden. I tillegg til at det de siste årene har kommet flere endringer i den norske lovgivningen som oppfordrer til digitalisering av styrets arbeid, samt strengere krav til sikkerhet.
Det kan være flere grunner til å ikke å ta i bruk moderne løsninger. En grunnen er at det er fortsatt mange som ikke kjenner til at det finnes løsninger som er skreddersydd for å håndtere styrearbeidet. Den viktigste årsaken er nok imidlertid at en god del «erfarne» styremedlemmer opp gjennom årene har innarbeidet en manuell rutine som de kjenner godt. En rutine de mener er tilstrekkelig til at de ikke ser seg tjent med å bruke tid på å gå over til bruk av nye løsninger. Disse personene bidrar derfor til at styrerommet blir hengende etter den øvrige virksomheten i overgangen til den digitale tidsalderen.
Styret bør som et kollegium være fremtidsrettet, og bli enige om struktur og arbeidsprosesser som er tilpasset både dagens og morgendagens utfordringer. Etter hvert som styrets oppgaver blir mer omfattende, kravene til sikkerhet og lagring øker, og vi får et regelverk som blir mer komplekst og som endres hyppigere, blir styreansvaret også større. Det er derfor kun et tidsspørsmål før det blir oppfattet som uansvarlig å ikke benytte seg av moderne løsninger for å håndtere styrets oppgaver. De fleste har nok allerede kommet til den erkjennelse at styredokumenter, som ofte inneholder personopplysninger og sensitiv informasjon, ikke bør sendes på ukryptert e-post.
Det finnes mange type verktøy et styre kan benytte seg av for å få bedre kontroll på prosesser og dokumentflyt. Generelle plattformer som Microsoft 365 kan for eksempel bidra et stykke på vei, men de er ikke spesiallaget for å håndtere de oppgavene som styret er satt til å håndtere. For dette finnes det det styreportaler, som er en digital løsning utviklet for å håndtere dokumenter og sentrale samhandlingsprosesser relatert til styrets arbeid, herunder stemmegivning og avholdelse av generalforsamlinger.
I dag finnes det en rekke styreportaler på markedet som sørge for å gjøre det overordnede styrearbeidet enklere, tryggere og mer oversiktlig. Det burde være like naturlig for et styre å benytte seg av en styreportal, som det er for en regnskapsfører å benytte seg av et regnskapssystem.