Koronaviruset – dette må styret tenke på!

Selv selskaper som har gode planer for krisehåndtering relatert til engangshendelser kan bli overveldet av en krise som som kan vare i måneder og år, og som kan ha alvorlige direkte konsekvenser for både ansatte, kunder og leverandører, og ha tilsvarende alvorlige indirekte konsekvenser for selskapets salg og leveransekapasitet, samt markedets stemning (utbredt pessimisme) og den globale finansielle stabiliteten. Dette er en bakteppet når vi står ovenfor en pandemien av den typen som er forårsaket av koronavirussykdommen COVID-19 (som skyldes viruset SARS-CoV-2).

Siden styret har forvaltningsansvar (jf. aksjeloven § 6-12), er dette noe styret må forholde seg aktivt til, blant annet ved å samarbeide tett med ledelsen for å avklare hvilke tiltak som skal settes i gang på hvilke tidspunkt i forhold til HMS/ansatte, kunder, leverandører og aksjonærer, samt avklare hvilke konsekvenser dette kan få for virksomheten. Her er det viktig at organisasjonen jobber med fakta og får på plass de beste planene de kan. Styrene bør også gjennomgå de langsiktige virkninger og trusler viruset med sekundæreffekter har for virksomheten.

I den innledende fase må styret være aktive og stille tydelige krav til rapportering om situasjonen og fremdrift på implementering av de ulike tiltak. Det er imidlertid viktig at styret har forståelse for at ledelsen er under betydelig press og at styret således fremstår støttende og forståelsesfulle. Dette gjelder også i forhold til å finne rette balanse, og ikke stille for krevende krav til rapporteringen som går ut over administrasjon sin evne til å iverksette tiltakene. Her kan man for eksempel etablere en kanal direkte mellom daglig leder og styrets leder slik at administrasjon kun har én person å forholde seg til.

Når situasjonen har roet seg, bør styret og ledelsen benytte anledningen til å gjennomgå situasjonen og diskutere erfaringer, inkludert hvordan virksomheten ble påvirket og hvordan virksomheten kan være bedre forberedt i det videre forløpet og til liknende situasjoner i fremtiden.

Hvordan styret og ledelsen håndterer situasjonen vil avgjøre hvordan omdømmet blir i etterkant. Hvis dette blir gjort riktig, gir det en unik mulighet til å etablere og bygge økt tillit internt og eksternt.

Hva bør styret tenke på?

Nedenfor er noen punkter som kan være relevant for styret å diskutere:

• Hvilke aktiviteter må settes i gang, når skal de settes i gang og hvem har ansvaret for gjennomføringen?
• Tar planene hensyn til de ansattes og deres helse? Som en del av HMS- arbeidet bør selskapet kartlegge, vurdere risiko, planlegge og iverksette tiltak i forbindelse med en eventuell virusspredning.
• Bør virksomheten be de ansatte som har mulighet til det om å jobbe hjemmefra? Bør de ansatte i det minste ha med datamaskin og annet utstyr hjem, slik at de kan jobbe hjemmefra dersom de skulle bli satt i karantene? Bør møtevirksomhet innstilles?
• Vil selskapet kunne opprettholde produktiviteten dersom nøkkelmedarbeidere skulle bli borte i kortere eller lengre tid?
• Tar aktivitetene tilstrekkelig hensyn til selskapets økonomiske situasjon og likviditet – både på kort og lang sikt?
• Hvordan skal virksomheten sikre rask og treffsikker kommunikasjon, både internt og eksternt?
• Forberedelse av en liste med svar på spørsmål kundene dine sannsynligvis vil stille.
• Hva er effekten for selskapet ved forsinkelser eller leveranseproblemer som skyldes pandemien?
• Dersom selskapet har stram økonomi; er selskapet tilstrekkelig bevisst på forbudet om forfordeling av kreditorer?
• Er det offentlige støtteordninger selskapet har krav på i forbindelse med pandemien?
• Hvordan er ansvaret fordelt ut fra de kontraktene som gjelder? En force majeure-klausul vil være relevant for gamle kontrakter, men vil ikke være dekkende for nye kontrakter som inngås etter at utbruddet er et faktum. Bør selskapet legge inn en «pandemieklausul» i fremtidige kontrakter?
• Er selskapet forberedt på at det kan komme krav fra aksjonærer om å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, jf. aksjeloven § 5-11 b?
• Hvilken støtte trenger ledelsen?
• Gir situasjonen også noen muligheter for selskapet? En pandemi kan f.eks. gi muligheter for et selskap som har et produkt, eller som kan vri produksjon, i en retning som kan brukes av folk i karantene.

Nyttige linker:

Folkehelseinstituttet: https://www.fhi.no/

Helse Norge: https://helsenorge.no/

Nærings- og fiskeridepartementet: https://www.regjeringen.no/no/dep/nfd/id709/

NAV: https://www.nav.no/no/person/innhold-til-person-forside/nyttig-a-vite/koronavirus–informasjon-fra-nav

Finans Norge: https://www.finansnorge.no/aktuelt/nyheter/2020/02/koronaviruset–er-bedriften-forberedt/

Verdens helseorganisasjon: https://www.who.int/