Har selskapet en printer som ikke fungerer? Det kan være ulovlig!

Det er tydeligvis fremdeles områder i lovgivningen som har behov for en modernisering. I følge en artikkel i DN har frisørkjeden Cutters fått varsel om overtredelsesgebyr på 11.300 kroner fra Skatteetaten fordi salongene ikke er utstyrt med printere. Bakgrunnen for gebyret er at politiet og kemneren var på uanmeldt besøk i tre salonger der de på stedet krevde å få utskrift av kvittering og timelistene på papir. Salongene kunne skrive ut kvitteringene på papir, men ikke timelistene.

Grunnlaget som Skatteetaten støtter seg på er en bestemmelse i Bokføringsforskriften. Av forskriftens § 8-5-6 kan man lese følgene:

«Personalliste kan føres manuelt eller elektronisk. Personalliste som føres manuelt skal foreligge på arbeidsstedet i en innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte. Personalliste som føres elektronisk skal umiddelbart kunne skrives ut på papir.»

Cutters har en forretningsmodell der de tilbyr kundene et enklere og mer digitalt konsept enn tradisjonelle frisørsalonger, og Cutters ser ikke ut til å gi seg uten kamp. Til DN uttaler daglig leder Andreas Kamøy følgende:

«Vi kommer ikke til å betale en bot til staten fordi vi ikke har printere i salongene våre. «Printeplikt» er utrolig gammeldags, vi synes dette er tøysete regler – og de er nødt til å endres. Cutters og andre norske bedrifter bør kunne levere de opplysningene myndighetene ønsker i et elektronisk format. Vi kommer nå til å gå i dialog med Skatteetaten for å forklare at det faktisk finnes gode digitale løsninger.»

Det er prisverdig at aktører som Cutters kjemper for at lovgivningen moderniseres. Heldigvis har myndighetene allerede begynt å forstå nødvendigheten av en slik utvikling. For eksempel ble aksjeloven i 2017 modernisert og endret i en mer digital retning. Her ble blant annet ordet «underskrives» erstattet med «signeres». Dette medfører blant annet at protokoll fra styremøter nå kan signeres elektronisk (f.eks. ved bruk av BankID), og ikke lenger behøves å printes ut på papir for så å undertegnes med penn. Av øvrige “digitale” endringer som ble tatt inn i aksjeloven i 2017 kan vi nevne:

• Det ble åpnet for elektronisk oppbevaring av selskapsdokumentasjon under forutsetning av at oppbevaringen anses betryggende (jf. aksjeloven § 1-6)
• Det ble åpnet for at all formell kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne kan skje digitalt (jf. aksjeloven § 1-7).
• Aksjeeierboken skal fra 1. januar 2018 inneholde digital adresse, men den digitale adressen skal ikke være offentlig tilgjengelig (jf. aksjeloven § 4-5 og aksjeloven § 4-6).
• Reglene rundt forenklet generalforsamling ble gjort lettere tilgjengelig. Det kom inn i loven at dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det, kan en sak behandles etter reglene for forenklet generalforsamling. Det vil blant annet si at generalforsamlingen kan holdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler (jf. aksjeloven § 5-7).
• Aksjeeiernes rett til å delta på generalforsamlingen digitalt ble utvidet. Det samme gjelder retten til å benytte forhåndsstemme (jf. aksjeloven § 5-11 b.)

Du kan lære mer om de siste endringene i regelverket på Styreskolen.

Hele artikkelen i DN kan dere lese her.