Den 27. april 2020 sendte Nærings- og fiskeridepartementet på høring et forslag til midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av covid-19). Departementet foreslår i dette høringsnotatet en midlertidig lov som gjør unntak fra krav til fysisk møte i aksjeloven, allmennaksjeloven, finansforetaksloven, revisorloven, samvirkelova, selskapsloven, statsforetaksloven og stiftelsesloven.
Dette er et tema som engasjerer Orgbrain, og under finner du selskapets høringssvar til Nærings- og fiskeridepartementet.
Høringssvar fra Orgbrain AS
Orgbrain AS støtter de tiltak som kommer frem i forslaget om en midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen. Imidlertid mener vi at de endringene som gjelder i forbindelse med unntak om krav til fysiske møter i foretaksorganer bør innføres som en permanent regel i lovgivningen.
Fysiske møter har lenge hatt en spesiell status, og aksjelovens utgangspunkt er at saker bør behandles i et fysisk møte der alle møtedeltakerne er samlet i samme rom. I forarbeidet til aksjeloven står følgende begrunnelse:
«Justisdepartementets prinsipielle syn er at det er av verdi i seg selv at vedtak treffes etter en åpen dialog i et møte hvor styremedlemmene er fysisk til stede. En slik behandlingsmåte gir blant annet styrets leder og selskapets administrasjon mulighet til presiseringer og informasjon om den aktuelle saken».
At det er viktig med åpen dialog der alle deltakerne enkelt kan kommunisere er det lett å være enig i, men etter at dette prinsipielle synet opprinnelig ble uttrykt har det kommet flere nye teknologiske løsninger som gjør at andre møteformer også oppfyller de bakenforliggende kriteriene på en tilfredsstillende måte. Digitale styre- og generalforsamlingsportaler er kostnadseffektive, sikre og bærekraftige, og forenkler beslutningsprosessene i selskapets styrende organer og kommunikasjonen mellom møtedeltakere, aksjonærer og andre. Ved hjelp av videokonferanseløsninger, tekstbaserte kortmeldinger («chat») og avstemmingsmuligheter, er det nå enklere enn noen gang å ha en åpen dialog der administrasjonen har mulighet til presiseringer og informasjon om de aktuelle sakene.
Nærings- og fiskeridepartementet har i forbindelse med modernisering og forenkling av aksjelovgivningen mv. startet et arbeid med endringer som skal redusere de økonomiske og administrative byrdene for næringslivet. En naturlig del av en slik modernisering og forenkling vil være å fjerne lovens utgangspunkt om at saksbehandling i foretakets organer skal skje gjennom fysiske møter, og i stedet oppfordre til bruk av digitale løsninger, eventuelt subsidiært å sidestille disse to møteformene. I tillegg til at gjennomføring av møter digitalt vil gjøre det enklere for den enkelte deltaker, vil redusert reise-/møtevirksomhet være et positivt bidrag til både miljøet og den generelle smittespredningen.
Med vennlig hilsen
Orgbrain AS
Jan Eigil Rydningen (sign)
Styrets leder
E-post: jer@orgbrain.ai
