Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Derfor bør ditt styre bruke en styreportal!

Et selskaps virksomhet og økonomiske situasjon vil kunne påvirke mange. Det er derfor i samfunnets interesse at ethvert selskap styres og ledes på en betryggende måte. I tillegg til aksjonærenes interesse i selskapet, vil både ansatte, kreditorer, kunder og leverandører ha en direkte interesse i hvordan selskapet forvaltes. Dermed har de som blir satt til å forvalte selskapet et stort ansvar. Det er i utgangspunktet styret som har det øverste forvaltnings- og tilsynsansvar i et aksjeselskap. Til tross for at styret er gitt et stort ansvar, er det kun et fåtall styrer som har valgt å ta bruk et profesjonelt verktøy for å ivareta sine oppgaver. I motsetning til at alle regnskapsførere benytter seg av et regnskapsprogram, eller at alle som jobber med marked/salg benytter et CRM-system, er situasjon helt annerledes for styrene. I de fleste virksomheter er det kun et fåtall styrer som benytter seg av et profesjonelt verktøy, styreportal, når de skal utføre sine oppgaver. I stedet benytter alt for mange styrer en «hjemmesnekret» løsning bestående av en rekke frittstående funksjoner slik som worddokumenter for å lage agenda og protokoll, lokal lagring av dokumenter, Google-søk for å få svar på juridiske og praktiske spørsmål og e-post (med vedlegg) for å distribuere innkalling til møte. Signering av protokoll skjer ofte ved bruk av penn og papir. Det vil si at styremøter og generalforsamlinger blir administrert på samme «manuelle» måte som for 20 år siden. Dette til tross for den enorme teknologiske utvikling som har vært i løpet av denne tidsperioden, og at det de siste årene har kommet endringer i lovgivningen som oppfordrer til digitalisering av styrets arbeid.

Vi gjør det slik vi alltid har gjort

Hvorfor er det et slikt fravær på utvikling og modernisering av styrets arbeid? Svaret er nok sammensatt, men en god del kjenner trolig ikke til at det finnes digitale løsninger som er skreddersydd for styrearbeid. Andre har muligens negativ erfaring fra førstegenerasjon styreportaler som var vanskelig å bruke og som ga begrenset merverdi. Noen tenker muligens det er litt luksus å bruke penger på en styreportal, selv om mange av løsningene i markedet koster mindre enn en kaffekopp om dagen per styremedlem. Det er nok også en del selskaper som opp gjennom årene har innarbeidet en manuell rutine som de kjenner godt, og som de mener er tilstrekkelig til at de ikke ser behovet for å gå over til bruk av et moderne verktøy. Så er det de som rett og slett ikke liker endringer eller orker tanken på å innføre noe nytt.
…kun et tidsspørsmål før det blir oppfattet som uansvarlig å ikke benytte seg av et moderne verktøy for å håndtere styrets oppgaver.
En tilbakeholdenhet med å fornye seg gjennom å avstå fra å ta i bruk moderne løsninger kan nok enn så lenge fungere for mange, men etter hvert som styrets oppgaver blir mer omfattende, det blir økt krav til sikkerhet og lagring, man får et regelverk som endres hyppigere og som blir mer komplekst, samtidig som styreansvaret blir større, er det kun et tidsspørsmål før det blir oppfattet som uansvarlig å ikke benytte seg av et moderne verktøy for å håndtere styrets oppgaver. En slik «uansvarlighet» kan blant annet få betydning dersom det skulle oppstå en juridisk tvistesak der styrearbeidet blir satt under lupen eller når en attraktiv styrekandidat skal vurdere å takke ja eller nei til et nytt styreverv. Det er heller ikke utenkelig at forsikringsselskapene i tiden fremover vil bli mer restriktive i forhold til å påta seg risikoen med å gi tilbud på styreansvarsforsikring til selskaper som ikke benytter verktøy som gir bedre kontroll på styrearbeidet.

Hva er en styreportal?

En styreportal er en digital løsning utviklet for å håndtere sentrale oppgaver og prosesser relatert til styrets arbeid, herunder avholdelse av generalforsamlinger. De første portalene på markedet ga sikker tilgang til styredokumenter og løsning for innkalling til møte. Etter hvert er det lagt til mer funksjonalitet som hjelp til årsplan og agenda, signere protokoll med bruk av BankID og lignende. De nyeste portalene på markedet bruker i større grad moderne teknologi for å hjelpe styrene med å utføre oppgaver relatert til styrearbeid og generalforsamlinger enklere, tryggere og mer korrekt gjennom opplæring i styrearbeid, forslag til tekster, juridiske henvisninger, digital stemmegivning og prosesshjelp. En moderne styreportal gjør det også mulig å avholde styremøte og generalforsamlinger 100 prosent papirfritt – noe som også gir et positivt bidrag til miljøet. En moderne styreportal må være en “levende” portal som er basert på teknologi som gjør det enkelt å legge ut ny funksjonalitet etter hvert som nye muligheter dukker opp eller det skjer endringer i regelverket.

Hvorfor bør styret benytte en styreportal?

Det er et stort ansvar man tar på seg når man takker ja til et styreverv. Selskapet har store forventninger til hva styremedlemmene kan levere i forhold til kompetanse og engasjement. Samtidig tar styremedlemmer på seg en stor personlig risiko ved å takke ja til styrevervet. Som styremedlem hefter man med hele sin personlige formue dersom det skulle oppstå en tvist som ender med en erstatningssak og tilhørende dom. Slike saker dukker som regel opp i selskaper som har manglende kontroll og kvalitet i styrearbeidet. For å få opp kvaliteten i styrearbeidet, redusert tidsbruk, økt kontroll over de prosesser styret har ansvar for og redusert risiko for styremedlemmene, bør alle styremedlemmer, som et minimumskrav, kreve at selskapet tar i bruk et profesjonelt verktøy for å håndtere styrearbeidet. En styreportal gir bedre kontroll siden alt av dokumenter til styremøter og generalforsamlinger er lagret sikkert på et sted, der brukerne ved at de kan hente frem den siste versjon av dokumentene. Eksempel på et tilfelle der et styremedlem fort kan miste kontroll kan være der vedkommende har flere styreverv og der all kommunikasjon i forbindelse med innkalling skjer via e-post. Her kan man se for seg at vedkommende mottar innkalling til styremøte i selskap A via en e-post som inneholder 10 vedlegg. Kort tid før møtet mottar vedkommende en ny e-post med beskjed om at det var feil i vedlegg nummer 3 og 7 i forrige e-post, og at disse må byttes ut med nye vedlegg. I mellomtiden har vedkommende også mottatt e-post fra både selskap B og C der det også har vært endring i vedlegg til styremøtene.
En annen svakhet ved “e-postbasert” styrekommunikasjon er at viktig informasjon ligger lagret rundt omkring på diverse e-postservere, noe som kan være svært uheldig i forhold til datasikkerhet og personvern (GDPR).
I slike tilfeller er det fort gjort at styremedlemmer mister kontroll på hva som er gjeldende, noe som kan være svært alvorlig dersom det er formuleringer i vedleggene som i etterkant kan medføre juridiske konsekvenser. En annen svakhet ved “e-postbasert” styrekommunikasjon er at viktig informasjon ligger lagret rundt omkring på diverse e-postservere, noe som kan være svært uheldig i forhold til datasikkerhet og personvern (GDPR). I likhet med administrasjonen har styret også en plikt til å behandle personopplysninger slik at opplysningenes integritet og fortrolighet beskyttes. I tillegg medfører GDPR plikter i forhold til lagringsbegrensning. Dette innebærer at personopplysninger skal lagres slik at de slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innhentet for. Dette vil være svært utfordrende å overholde dersom denne type informasjon sendes ut og lagres på diverse e-postservere.  Et annet element er at mange av e-postene som blir sendt ut i både forkant og i etterkant av styremøtet ofte ikke blir lagret i “styremappen” på samme måte som dokumentene.  Det vil si at dersom selskapet noen år senere for eksempel ønsker å rekonstruere hva som ledet til en konkret beslutning, så har selskapet ofte kun selve dokumentene lagret og ikke e-postkorrespondansen som er relatert til beslutningen.  For å håndtere slike situasjoner som nevnt over har moderne styreportaler en løsning der man kan motta innkalling via e-post, men innkallingen inneholder kun en link der man logger seg inn i portalen. Her vil brukerne få tilgang til all relevant informasjon og dokumenter relatert til møtet. Moderne digitale portaler sørger også for at all e-postkommunikasjon relatert til et konkret møte lagres på styremøtekortet slik at det i etterkant er enkelt å finne frem til e-postkommunikasjon både i forkant og etterkant av møtet. En annen god grunn for at styrene bør benytte seg av en digital styreportal er aksjeloven § 5-11 b gir aksjeeierne rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av digitale hjelpemidler. Det samme gjelder aksjonærenes rett til å forhåndsstemme så lenge dette er nedfelt i vedtektene. En moderne styreportal med integrert løsning for avholdelse av generalforsamlinger vil hjelpe styret med å overholde sine forpliktelser overfor aksjonærene.

Gjennomføre styremøtene digitalt

Det er ikke bare for- og etterarbeidet i forbindelse med styremøte som kan digitaliseres. Også selve styremøtene kan gjennomføres digitalt dersom styret benytter seg av gode verktøy slik som en moderne styreportal. Hovedregelen i aksjeloven § 6-19 er at styret skal behandle saker i et fysisk møte, men styrets leder kan gjøre unntak fra dette dersom vedkommende mener at sakene kan behandles på annen betryggende måte. Det vil si at styret normalt har stor frihet til selv å bestemme at saker kan behandles digitalt, eksempel gjennom bruk av en styreportal som er koblet opp mot videokonferanse. Loven stiller heller ingen krav til at alle styremedlemmene må delta på samme måte. Eksempelvis kan noen styremedlemmer delta via videokonferanse, mens de øvrige sitter fysisk samlet. Gjennomføring av styremøtet ved bruk av digitale løsninger kan være særlig aktuelt dersom ett eller flere av styremedlemmene er forhindret fra å møte fysisk, for eksempel ved sykdom eller karantene. I forbindelse med korona-utbruddet oppfordrer regjeringen sterkt til at alle styremøter bør gjennomføres digitalt. Dette fordi slik gjennomføring er med på å hindre smittespredning.

Hva bør du forvente av en moderne styreportal?

Hvorfor bruker så mange Facebook for å holde seg oppdatert på hva vennene foretar seg, hvorfor er Airbnb blitt den foretrukne plattform for korttidsleie av bolig, og hvorfor er Vipps så populært når man skal overføre penger? Det er fordi disse løsningene er laget for å hjelpe brukerne med å løse konkrete oppgaver gjennom brukervennlig og moderne teknologi. De samme prinsippene bør du og ditt styre forvente er løst i en styreportal. Det vil si at det i løsningen er tatt i bruk moderne og brukervennlig teknologi for å håndtere de mest sentrale oppgaver og prosesser relatert til styrearbeid, herunder avholdelse av generalforsamlinger. Målet er å få hjelp til å gjøre styrearbeidet trygt, enkelt og oversiktlig. Funksjonalitet som en moderne styreportal dermed bør inneholde er:
  • Opplæring i styrearbeid gjennom styreskole eller lignende
  • Integrert videokonferanse som gjør det enkelt å avholde styremøter og generalforsamlinger digitalt
  • Sikker lagring av styredokumenter, herunder lagring av e-poster relatert til styremøtene og generalforsamlinger
  • Digital innkalling til møter med mulig integrasjon mot styremedlemmenes og aksjonærenes private kalendere
  • Forslag til årsplan/årshjul, noe som blant annet skal sikre at de viktigste sakene blir belyst i styret
  • Tilgang til et stort bibliotek med agendapunkter som gjør det enkelt å få satt de riktige sakene på agendaen
  • Hjelp til styret med å overholde sine juridiske forpliktelser gjennom hjelpetekster med juridisk henvisning
  • Funksjon for å legge inn personlige notater, for eksempel ved forberedelse til møte
  • Løsning for å kunne starte digital dialog og/eller legge inn kommentarer som kan deles med resten av styret
  • Funksjon for å avlegge stemme, herunder forhåndsstemme, på et agendapunkt digitalt
  • Løsning som gjør det enkelt å legge en sak til oppfølging
  • Løsning som automatisk lager forslag til protokoll fra møtet
  • Mulighet til å signere protokoller digitalt, for eksempel ved bruk av BankID
  • Avholdelse av styremøter og generalforsamlinger 100 prosent papirfritt – noe som gir et positivt bidrag til miljøet
Om du ønsker å teste ut styre- og generalforsamlingsportalen fra Orgbrain gratis, kan du gjøre det her.
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

3 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top

Denne siden benytter seg av informasjonskapsler (cookies. Du kan fortsette å bruke siden som vanlig hvis du godtar dette. Les mer om vår håndtering av informasjonskapsler og personvern i vår personvernerklæring